PERANAN TEKNOLOGI PERKANTORAN

PERANAN TEKNOLOGI PERKANTORAN

1.      Peranan Teknologi Informasi

Teknologi perkantoran sebagai rangkaian kegiatan seperti mencatat, mengklasifikasi, mengelolah, menggandakan, mendistribusikan dan menyimpan data/informasi untuk tujuan tertentu.Padahal masalah yang dihadapi oleh manajer administrasi lebih besar karena teknologi baru meningkat, semakin pesat dan akan menimbulkan perubahan yang cepat yang melibatkan orang serta sistem kerja dan mesin yang lebih baru. Oleh sebab itu, manajemen kantor yang meliputi; pelayanan perolehan informasi, perekaman dan penganalisasian informasi, pelayanan perencanaan dan pelayanan komunikasi harus digunakan untuk memacu urusan perkantoran.

2.     Dampak Positif dan Dampak Negatif Perkembangan Tekper

Adapun beberapa dampak positif sebagai akibat terlalu pesatnya perkembangan teknologi perkantoran. Perkembangan itu melaju kearah efesiensi kerja dengan indikasi ditemukannya peralatan yang serba :

- elektronik

- multi guna

- mudah mengoperasikannya

- memerlukan tenaga listrik kecil

- ukuran fisik semakin kecil dan

- kecanggihan serta kemampuannya semakin tinggi.

Adapun dampak positifnya dapat kita lihat dari beberapa segi antara lain terhadap :

a) Tenaga Penggeraknya

1. Mutu/kualitas tenaga kerja meningkat

2. Disiplin dan gairah kerja naik.

3. Beban tenaga dan pikiran menjadi relatif lebih ringan.

4. Pendapatan tenaga kerja meningkat.

b). Prosedur Kerja

1.     Semakin mudah

2.     Semakin lancar

3.     Semakin sederhana (singkat)

4.     Efisiensi kerja (semakin selesai)

c). Hasil Kerja

1.     Kualitas produk meningkat.

2.     Kuantitas produk meningkat.

3.     Standar mutu tertentu terpenuhi.

4.     Keseragaman/keragaman bentuk dan ukuran produk sangat akurat.

Sedangkan dampak negatifnya antara lain :

1.     Sulit mencari tenaga kerja dengan kemampuan keterampilan tertentu.

2.     Menambah pengangguran (tenaga kerja yang dibutuhkan sedikit).

3.     Pemeliharaan mesin yang kurang baik, akan menimbulkan pemborosan.

4.     Bila terjadi penggantian mesin baru akan berakibat pada perubahan metode, prosedur dan perlu diadakan pelatihan tenaga kerja. (MK. Alamsyah, 1991: 17-18).

3.     Jenis Mesin Kantor

Ada beberapa jenis mesin kantor, dilihat dari :

1). Tenaga Penggeraknya

a. Mesin Manual; mesin yang digerakkan oleh tenaga manusia

b. Mesin Listrik; mesin yang digerakkan oleh tenaga listrik.

2). Cara Kerja Komponennya

a. Mesin Mekanik; mesin yang rangkaian komponen bergerak pada waktu      operasi. Mesin ini ada yang digerakan secara manual maupun dengan tenaga listrik.

b. Mesin elektronik; mesin dengan rangkaian komponen elektronik. Mesin inihanya dapat digerakkan dengan tenaga listrik.

3) Fungsinya;

a. Mesin pencatat data/informasi:

·         Mesin dikte (dactating machine)

·         Mesin tulis (typewriter)

·         Mesin penamor (numbering machine)

·         Asahan pensil (pencil sharpener);

b. Mesin penghitung data\informasi:

·         Mesin penjilid (binding machine)

·         Pembuka surat (leter opener)

·         Pemotong kertas(guillotine)

·         Hecht machine (stapler)

·         Pencatat uang kas (cash register)

c. Mesin pengolah data/informasi:

·         Mesin jumlah (adding machine)

·         Mesin hitung (calculating machine)

·         Komputer

d. Mesin penggadaan data/infomasi:

·         Mesin stensil (stencil duplicator)

·         Mesin spirtus (spirit duplikator)

·         Mesin foto kopi

·         Mesin perekam sheet (sheet cutter, scanner)

·         Mesin offset dan Mesin cetak lainnya.

e. Mesin pengirim/pendistribusian data/informasi:

·         Telepon dan interphone

·         TeleprinterTelegrap, facsimile (telecopier)

·         TelenoteTeletex dan Vidio texdanLAN (Lokal Area Network)

f. Mesin penyimpan data\informasi

·         MikrofilmMikrofotografi

·         Penghancur kertas (paper shredder)dan Pelubang kertas

Referensi

Tedja parnama, PENGANTAR PELAJARAN TEKNOLOGI PERKANTORAN, PERALATAN MENUJU PERKANTORAN MODERN YANG EFEISIEN DAN EFEKTIF, TOP, JAKARTA, 1987

Alamsyah, MK, Drs, TEKNOLOGI PERKATORAN, Armico, Bandung, 1991

OTOMATISASI PERKANTORAN

A. PENGERTIAN OTOMATISASI PERKANTORAN

Seperti yang telah diketahui otomatisasi perkantoran merupakan semua sistem informasi formal dan informal terutama yang berkaitan dengan komunikasi informasi kepada dan dari orang yang berada di dalam maupun di luar perusahaan.

Asal mula otomatisasi perkantoran di awal 1960-an, ketika IBM menciptakan istilah word-processing untuk menjelaskan kegiatan divisi mesin ketik listriknya.

B. KATEGORI PEMAKAI OTOMATISASI PERKANTORAN

Yang termasuk dalam empat kategori pemakai otomatisasi kantor, antara lain:

1. Manajer, adalah orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya perusahaan terutama sumber daya manusia.

2. Profesional, yakni tidak mengelola orang tetapi menyumbang keahlian khususnya

3. Sekretaris, biasanya pekerja terdidik tertentu untuk melaksanakan berbagai tugas menangani korespondensi, menjawab telepon, dan mengatur jadwal pertemuan.

4. Clerical Employee (pegawai administratif) melaksanakan tugas untuk-tugas untuk sekretaris

C. KONSEP-KONSEP OTOMATISASI PERKANTORAN

Beberapa konsep otomatisasi kantor, antara lain :

 1.  Proses yang terjadi di perkantoran seperti halnya proses manufaktur selalu mengarah ke otomatisasi.

 2.  Otomatisasi kantor berevolusi dari aplikasi-aplikasi yang terpisah dan tanpa rencana menuju aplikasi yang terencana dan terpadu (IOAS – Integrated Office Automation System)

 3.  Otomatisasi kantor memudahkan penerimaan dan pengiriman informasi.

 4.  Otomatisasi kantor sebagai pelengkap bagi metode komunikasi tradisional bukan sebagai pengganti.

D. MANFAAT OTOMATISASI PERKANTORAN

Otomatisasi perkantoran merupakan kaitan berbagai komponen dalam menangani informasi; mulai dari input hingga distribusi dengan memanfaatkan bantuan teknologi secara optimal dan campur tangan manusia secara minimal. Dengan demikian akan membuat informasi menjadi lebih mudah dan murah digunakan, dipindahkan, dan dirawat.

E. TELEKOMUNIKASI

Telekomunikasi adalah teknik pengiriman atau penyampaian infomasi, dari suatu tempat ke tempat lain

F. PERSONAL COMPUTER (PC) / KOMPUTER PRIBADI

Personal Computer adalah seperangkat komputer yang digunakan oleh satu orang saja (pribadi), biasanya digunakan di rumah, kantor, toko bahkan dimana saja karena saat ini sudah tersedia PC dengan berbagai jenis dan harga yang terjangkau. Fungsi utama PC adalah untuk mengolah data input dan menghasilkan data output (berupa data/iformasi) sesuai keinginan user (pengguna).

Dalam pengolahan data yang dimulai dari memasukkan data (input) sampai akhirnya menghasilkan informasi, computer memerlukan suatu sistem yang tidak bisa terpisahkan. Sistem tersebut teridiri dari tiga komponen, yaitu.

1. Hardware (Perangkat Keras),  merupakan sekumpulan komponen komputer yang secara fisik dapat dilihat. Hardware dibagi menjadi lima bagian, antara lain:

a. Input Device (Peralatan Masukan), seperti keyboard dan mouse.

b. Processing Device (Peralatan Pemrosesan), seperti processor, motherboard,  ram, dll.

c. Output Device (Peralatan Keluaran), seperti monitor, speaker, dan printer.

d. Storage Device (Peralatan Penyimpanan), seperti harddisk, flashdisk dsb.

e. Peripheral Device (Peralatan Tambahan), seperti Webcam, modem, dll.

2. Software (Perangkat Lunak), adalah program yang berisi instruksi atau perintah sebagai perantara yang menghubungkan hardware dan brainware sehingga dapat menghasilkan informasi yang diinginkan pengguna. Software dikategorikan menjadi dua kelompok, yaitu:

a. Operating System (OS), contohnya adalah Windows, Linux, DOS, Android, dll.

b. Application System, contohnya adalah Microsoft Office, Open Office, Adobe Photoshop, Corel Draw, dsb.

3. Brainware, adalah perangkat (dalam hal ini manusia) yang mengoperasikan dan menjalankan perangkat lunak yang berada di dalam komputer serta merasakan manfaat dari pengoperasian tersebut.

Perkembangan PC di dunia sangatlah pesat, apalagi didukung dengan tingkat kebutuhan manusia yang semakin lama semakin kompleks. Hingga saat ini, komputer pribadi dapat dibagi menjadi beberapa jenis, antara lain:

1.  Komputer Desktop / Komputer Meja

Komputer meja adalah komputer pribadi yang ditujukan utnuk penggunaan secara umum di satu lokasi yang berlawanan dengan komputer jinjing atau komputer portable. Periferal-periferal computer meja seperti monitor, CPU, dan papan ketik terpisah satu sama lain dan relatif berukuran besar.

2. Komputer Jinjing (Laptop)

Laptop adalah computer bergerak yang berukuran relatif kecil dan ringan, beratnya bekisar dari 1-6 kg, tergantung pada ukuran, bahan, dan spesifikasi laptop tersebut. Sumber daya laptop berasal dari baterai atau adaptor A/C yang dapat digunakan untuk mengisi ulang baterai.

3. PDA (Personal Digital Assistant)

            Sebuah alat elektronik pribadi yang berbasis computer dan berbentuk kecil serta dapat dibawa kemana-mana. PDA banyak digunakan sebagai pengorganisir pribadi pada awalnya, tapi karena perkembangannya, kemudian bertambah banyak fungsi

4. Wearable Computer

Teknologi computer yang bisa dipakai layaknya pakaian dan atau menempel di tubuh pemakainya. Contohnya adalah Smart Watch (Jam tangan pintar), Nike + Ipod, Smart Glasses, dan Smart Controller.

G. MACAM-MACAM APLIKASI OTOMATISASI PERKANTORAN

1. Word Processing

Word processing adalah penggunaan suatu peralatan elektronik yang secara otomatis melakukan beberapa tugas yang diperlukan untuk membuat dokumen ketik atau cetak. Word processing memberikan kontribusi terhadap pemecahan masalah dengan memberikan kemampuan kepada manajer untuk membuat komunikasi tertulis yang lebih efektif untuk diberikan kepada anggota lain

2. Electronic Mail (e-mail) / Surat Elektronik (Surel)

Electronic mail yang dikenal dengan e-mail adalah penggunaan jaringan komputer yang memungkinkan pemakai untuk mengirim, menyimpan dan menerima pesan dengan menggunakan terminal komputer dan peralatan penyimpanan.

3. Voice Mail

Voice mail atau sma dengan electronic mail. Perbedaannya bahwa hanya mengirimkan pesan dengan mengucapkan pesan tersebut melalui telepon.Pengguna dapat memilih penerima pesan dan berbicara dengannya dalam waktu yang sama tanpa harus menutup aplikasi yang sedang dijalankan

4. Electronic Calendaring

Electronic calendaring adalah penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan dan menjadi pengingat (alarm) acara yang telah ditetapkan oleh manajer. Electronic calendaring bersifat khusus diantara aplikasi otomatisasi kantor, karena ia hanya menyusun terjadinya komunikasi bukan mengkomunikasikan informasi.

5. Audio Conferencing

Audio conferencing adalah penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat hubungan audio diantara orang-orang yang tersebar secara geografis untuk tujuan melakukan konferensi.

6. Video Conferencing

Video conferencing melengkapi signal audio dan signal video. Peralatan televisi digunakan untuk mengirim dan menerima signal audio dan video.

7. Computer Conferencing

Computer conferencing adalah penggunaan jaringan komputer, sehingga memberi kemampuan seseorang untuk melakukan pertukaran informasi selama proses terjadinya konferensi.

8. Facsimile Transmission

Fax merupakan penggunaan peralatan khusus yang dapat membaca tampilan dokumen pada ujung channel komunikasi dan membuat salinan atau copy di ujung yang lain

9. Videotext

Videotext adalah penggunaan komputer untuk tujuan memberikan tampilan materi tekstual pada layar crt. Materi tekstual dapat berbentuk naratif atau tabulasi, dan ia disimpan dalam penyimpanan sekunder pada komputer.s

10. Image Storage and Retrieval

Kita dapat ketahui Beberapa jenis perusahaan mempunyai volume dokumen yang besar, sehingga mereka harus menyimpannya dalam file agar informasi dapat didapatkan kembali jika diperlukan. Untuk mengatasi maka digunakan microform, yang berupa microfilm dan microfiche.

11. Desktop Publishing

Desktop publishing merupakan pembuatan output tercetak yang kualitasnya hampir sama dengan yang dihasilkan oleh typesetter. Sistem desktop publishing terdiri atas mikrokomputer dengan layar CRT yang beresolusi tinggi, printer laser, software desktop publishing.

REFERENSI

Ardianysah, Deva. 2013. Pengertian dan Fungsi Personal Computer (PC) Beserta Perkembangannya. pakdevakeren.blogspot.in/2013/08/pengertian-dan-fungsi-personal-computer.html?m=1. Diakses 21 Maret 2015 (21.00)

Gudangropy. 2011. Otomatisasi Perkantoran. gudangropy.blogspot.in/2011/06/otomatisasi-perkantoran.html?m=1. Diakses 21 Maret 2015 (21.00)

Putra, Candra Adi. 2013. Wearable Computer. www.candra.web.id/2013/02/28/wearable-computer/. Diakses 21 Maret (21.30)

Rahman, Saiful. 2013. Otomatisasi Kantor. http://saifulrahman.lecture.ub.ac.id/files/2013/04/Otomatisasi-Kantor.pdf. Diakses 20 Maret 2015 (09.00)

Wikipedia Bahasa Indonesia. 2015. Komputer jinjing.  id.wikipedia.org/wiki/Komputer_jinjing. Diakses 21 Maret (21.00)

Wikipedia Bahasa Indonesia. 2013. Komputer meja.  id.wikipedia.org/wiki/Komputer_desktop. Diakses 21 Maret (21.00)